不動産売却時の必要書類はなに？集め方や手続きの流れも解説

大切な不動産の売却を検討し始めたものの、どのタイミングでどのような必要書類を準備すべきかわからず、お困りではありませんか。
役所や法務局で取得する専門的な書類も多く、手続きの直前になって慌てて集めようとすると、予期せぬトラブルや売却活動の妨げになる恐れがあります。
本記事では、不動産売却において「契約締結前」「契約締結時」「決済時」という3つのタイミングごとに求められる必要書類や、書類の取得のポイントについて解説します。
事前準備を万全に整え、少しでも不安なく円滑に不動産の売却手続きを進めたい方は、ぜひご参考になさってくださいね。

売却前に準備すべき必要書類と取得のポイント

不動産売却の準備には、主に物件情報や権利関係の書類があります。
まずは、売却前に揃えるべき必要書類について、解説します。

物件図面の役割と取得先

間取り図や設計図書は、部屋の配置や構造を伝え、買主が暮らし方や改修後の姿を想像するための資料です。
また、土地については、面積を示す地積測量図や公図、隣地との境界を確認できる境界確認書が査定の参考になります。
これらは、法務局の窓口やオンラインで取得できますが、作成年代が古い場合は現況との差にも注意しましょう。
建物図面が見当たらないときは、新築時の施工会社や設計事務所へ保管状況を問い合わせる方法があります。
さらに、配管図や構造図が残っていれば、修繕計画の検討や管理状態の説明にも役立つでしょう。
査定前に図面の種類と作成年月を整理しておくと、不足資料を確認しやすくなります。

法令関連書類の確認方法

建築確認済証は、着工前の計画が法令に適合していることを示し、検査済証は完成後の検査を受けたことを示す書類です。
これらが揃っていると、買主が建物の状況を把握しやすくなり、住宅ローンの審査でも資料として活用されます。
ただし、原本を紛失しても原則として再発行されないため、保管場所を確認しましょう。
見つからない場合は、市区町村の建築担当窓口で建築計画概要書の写しや台帳記載事項証明書を取得できることがあります。
一方で、築年数が古い建物では、行政に記録が残っていないケースも少なくありません。
不動産会社と相談しながら、ある資料と確認できた事実を整理して伝えることが大切です。

権利関係書類と紛失対策

売買契約書や重要事項説明書には、購入時の条件や設備の状態、隣地との取り決めなどが記載されています。
また、修繕履歴をあわせて共有すれば、不動産会社が物件の特徴を把握しやすく、査定や買主への説明にも役立つでしょう。
書類が見当たらない場合は、購入時の仲介会社へ連絡し、写しや取引記録が残っていないか確認します。
とくに、購入代金がわかる契約書は、売却後の譲渡所得を計算する際、取得費を示す大切な資料です。
一方で、紛失しているときは、住宅ローン契約書や通帳、領収書などが参考資料になる場合もあります。
自己判断で処理せず、必要に応じて税理士へ相談しながら整理しておくと安心です。

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売買契約締結時に必要な本人確認書類と権利証

前章では、売却前の準備について述べましたが、いざ契約となると準備に迷うこともありますよね。
ここでは、売買契約締結時に必要となる書類について、解説します。

権利証の提示と注意点

登記済権利証や登記識別情報通知は、売主が所有者であり、売却する権限を持つことを確認する重要書類です。
2005年以降は、従来の権利証から、12桁の英数字で構成される登記識別情報へ順次切り替わっています。
形式は異なりますが役割は同じであり、契約や決済に向けて原本の有無を担当者が確認するでしょう。
ただし、これらは再発行できないため、紛失に気付いたら早めに不動産会社や司法書士へ伝える必要があります。
その場合は、事前通知や司法書士による本人確認情報など、状況に応じた代替手続きが可能です。
また、登記識別情報の目隠し部分は不用意に開封せず、第三者に見られないよう保管しましょう。

建築確認済証の再提示

建築確認済証は、建物が法令に沿った計画で建てられたことを買主へ示すため、契約時に確認される資料です。
さらに、検査済証が揃っていれば、完成後の検査を受けたことも説明でき、安心感を高められるでしょう。
住宅ローンを利用する取引では、金融機関が建物の適法性を確認する際の判断材料になります。
そのため、提示するときは書類名だけでなく、何を証明する資料なのかも簡潔に伝えることが大切です。
原本がない場合でも、建築計画概要書の写しや台帳記載事項証明書を代替資料として用意できることがあります。
不明な点を隠さず、確認できた事実を整理して説明すれば、買主との認識も合わせやすくなるでしょう。

本人確認書類と有効期限

本人確認には、運転免許証やマイナンバーカードなど、顔写真付きの書類を使用するのが一般的です。
提出前には、有効期限に加え、氏名や現住所が登記情報と一致しているかを確認しましょう。
登記上の住所と現住所が異なる場合は、住民票や戸籍の附票を用いて住所の移り変わりを証明する必要があります。
また、結婚などで氏名が変わっているときは、戸籍謄本など同一人物だとわかる資料も求められるでしょう。
顔写真付き書類がない場合は、住民票や印鑑登録証明書など、複数の書類を組み合わせて対応することがあります。
必要な組み合わせを担当者へ事前に確認しておけば、契約当日の手続きを落ち着いて進められます。

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決済や引渡し時に求められる税金と登記の書類

ここまで、契約締結までの書類を解説しましたが、最終段階の手続きもおさえておきましょう。
最後に、決済と引渡し時に求められる書類について、解説します。

評価証明書の取得と活用

固定資産評価証明書は、土地や建物の公的な評価額を示し、登記に必要な登録免許税の算定などに使用する書類です。
所有権移転登記の登録免許税は、この評価額をもとに計算するため、原則として最新年度の証明書をあらかじめ準備します。
また、固定資産税や都市計画税を引渡し日で日割りするときも、双方の負担額を決める基準になるでしょう。
取得先は物件所在地の市区町村役所が基本ですが、東京23区では都税事務所へ申請します。
代理人が取得する場合は委任状が必要となるため、本人確認書類とあわせて用意してください。
なお、年度替わりにあたる4月や5月の決済では、必要な年度を司法書士へ確認しておくと安心です。

登記関連書類の作成手順

決済時の登記では、買主への所有権移転と、住宅ローンが残っている場合の抵当権抹消を同時に進めるのが一般的です。
抵当権を抹消するには、金融機関から解除証書や委任状などを受け取る必要があります。
そのため、事前に完済予定日を金融機関へ伝え、必要書類の受領方法と準備期間を確認しましょう。
所有権移転には、権利証または登記識別情報に加え、必要な印鑑証明書や実印も用意します。
また、登記申請の委任状などは司法書士が契約内容に沿って作成するため、売主は内容を確認して署名押印する流れです。
決済前に書類を揃えておけば、代金の受領から登記申請まで安全かつ円滑に進められるでしょう。

引渡し直前の補助書類

引渡し前には、固定資産税や都市計画税、マンションの管理費などを日割りし、双方の負担額を示す清算書を作成します。
計算式や対象期間まで記載しておけば、買主も金額の根拠を確認しやすくなるでしょう。
また、電気や水道などの解約日、公共料金の最終検針日、精算方法も整理しておくことが大切です。
設備の取扱説明書や保証書、鍵の本数を一覧にし、買主へ渡す物をあらかじめまとめて準備します。
さらに、不動産会社の確認表を利用すれば、費用や物品を項目ごとに確認でき、当日の渡し忘れを防げるでしょう。
清算内容と引渡し品を事前に共有しておくと、引渡し後の問い合わせも減らしやすくなります。

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まとめ

不動産の売却前には、物件図面や建築時の法令書類、過去の契約書を揃えると、査定やその後の手続きがスムーズに進みます。
売買契約では、本人確認書類や登記済権利証などで本人と売却権限を確認し、建築確認済証で建築計画が法令に適合していたことを買主へ示します。
決済や引渡しでは、固定資産評価証明書による税金計算や、司法書士へ依頼する登記関連書類の作成が必要になるでしょう。